Bir ortak Web sitesinin kuruluş ve yönetiminde olduğu gibi, intranet ya da extranetin üretim öncesi planlaması da girişimin başarısı için yaşamsaldır.Bununla birlikte, bu durumda planlamanın önemi iç yönetim konularıyla ilgilenir.Öncelikle, site ya da sitelerin günlük yönetimi kimin sorumluluğunda olacak? (Başka bir deyişle, sitenin ”sahibi” kim olacak?) Nasıl büyüyecek? Hizmet verilebilecek gruplar arasında hangisi öncelikli olacak.Herkes aynı anda hizmet veremezsiniz; planınızı geliştirmek ve sonra da çabalarınızı genişletmek için bir pilot programa katılacak bir ya da iki grup bulmak en iyisidir.İnsan kaynakları ve muhtemelen ürün geliştirme genel olarak yeni başlayan bir intranet için iyi bir adaydır.Bu çabalar bir kere yerindeyse ve dolaşmış ipler çözülürse, diğer grupları eklemek için genişleyebilirsiniz.
Intranet üzerindeki bilgiler bölümlere, uzman ilgilerine, işleve ya da program dışında kalan ilgilere göre düzenlenebilir.Tüm İK bilgileri bir ”İK” bölgesine ya da sitesine gidebilir; tüm IS çalışanlarının dikkatine olan bir uç yayın, bir ”IS” bölgesine gönderebilir; yalnızca yöneticiler için olan bir bülten bölümler arası bir ”Yönetim” bölgesine yerleştirebilir; futbol takımı ya da güvenlik görevlileriyle ilgili bilgiler bir ”Program dışı” bölgesine gidebilir.Bir intranet üzerinde, bilgi, extranetin hizmet verdiği iş ilişkisinin bulunanların gereksinimlerine göre bölünebilir.
İçerik sağlayıcının kim olacağına karar vermek zorundasınız.Siteyi başlatan grup aynı zamanda onu sürdüren grup mu olacak? Bir kere bu kararlar verildikten sonra site için yayımlama ya da ilan etme standartları belirlemek zorunda da kalacaksınız.Görünüş ve genel hava ya da yazım için bir standart gerekli mi? Birden çok intranet ya da extraneti durumunda her bir sitenin kendi görünümüne izin verilecek mi? Tüm kullanıcılar aynı tarayıcıya sahip olacak mı?
Tutarlı, Açık İlkeler Yaratmak
Kurallar kırılmak için yapılır ama onlar insanlara içinde çalışabilecekleri bir parametreler dizisi sağlarlar.Bu anlamda, kurallar huzuru korumaya yardım eder.Personelinize intranet ya da extranet planınızın anahtar yönlerini gösteren yazılı ilkeler sağlamak, herkesin izlenen yolda tutacaktır.Bu ayrıca, şirket içinde özel gündemleri olan kişi ya da gruplardan meydan okumaları önlemeye de yardım edecektir.Ara sıra, ayrıcalıkları kabul etmek ya da özel durumlar için kuralları görmezden gelmek isteyebilirsiniz ama genel olarak bunlar iyi ilkelerdir ve onları tutarlı biçimde uygulamak, herkesin tatsız sürprizlerden uzak durmasına yardım edecektir.
- Bir erişim ilkesi, kimin (intranet ya da extranet aracılığıyla hizmet verilen çalışanlar ya da iş ilişkisinde olunanlar arasında) hangi bilgiye ya da bilgi alanlarına erişeceğine belirtmelidir.Erişime sahip olanların uygulamaları nasıl kullanacağım bildiklerinden emin olmak için belirli miktarda eğitim ve yönlendirme gerekebilir.
- Bir yayımlama ilkesi intranet için stratejik görüşü belirtmelidir.Bir yayımlama ilkesi olmadan intranetiniz iletişimi kolaylaştırmaktan çok yavaşlatan bir bilgi karmaşası haline gelebilir; gezinti hantal olacak ve tüm etki zayıf bir güvenirlik izlenimi olacaktır.Yayımlama ilkesi kimin yayım yapabileceğini ve nelerin yayımlanabileceğini belirtmelidir (yayımlanabilecek herşey yayımlanmalıdır-üç aylık kârınızın ve zarar özetlerinizin tüm çalışanların görmesi için ilan edilmesini istemeyebilirsiniz). Yayımlama ilkesini takip etmek ve onun izlendiğinden emin olmak için bir ”baş editör” ya da intranet yöneticisi atayın.
- İçerik ilkeleri intraneti hızlı gereksiz, çatışan ve modası geçmiş olmaktan korur.Şirketiniz içindeki bölümlere, kendi bilgilerini intranet ya da extranet üzerinde yayımlamaları için yetki verebilirsiniz.Üstelik, her biri gerektiğinde ve doğru olduğunda kendi sitelerine sahip olabilirler.Bununla birlikte, parametreler sunmak zorunda olduğunuzu unutmayın.Standart görünüm ve genel hava ya da yazım kılavuzları mı kullanmalılar? Yalnızca belirli teknolojiler mi kullanılacak? Yalnızca belirli türdeki içerikler mi ilan edilebilece? Hangi inceleme ve onay işlemleri isteyeceksiniz? Eninde sonunda birisi, çeşitli bölümlerin çabalarını izlemek ya da teknik destek önermek zorunda kalacak.En azından, aynı bilginin farklı bölümler tarafından ve farklı bölümler tarafından ve farklı zamanlarda ilan edilmediği ya da güncellenmediğinden emin olmak için iletişim gerekir.Açık yayımlama ilkeleriyle birlikte, ortak bilgiler ve çeşitli bölüm siteleri için tek bir portal bu sorun için çoğunlukla iyi bir çözümdür.
- İyi bir güvenlik ilkesi çalışanları, iş ilişkileriniz ve ağ yöneticilerinizi rahatlatacaktır.Örneğin, bazı çalışanlar, bir çevrimiçi uygulamada kendilerinden sosyal güvenlik numaralarını göndermelerini isteyen bir intranetin yeterince güvenli olmadığıyla ilgilenebilirler; birisi güvenliği korumalı ve bunun olduğu konusunda bilgi vermelidir.Bir extranet üzerinde, parola korumalı bölgelere erişenlerin yalnızca ulaşmaya yetkili oldukları sunuculara ulaştıklarından emin olmak isteyebilirsiniz.
Tüm kılavuzları gibi, erişim, yayımlama, içerik ve güvenliğe ilkeler yavaş yavaş gelişecektir ama onları başlangıçta düşünmek siz daha sonra sorunlarla uğraşmaktan (kabul etmeye zorlamaktan) korur.
Yayımlama ve ilan etme yollarını izleyerek, intranet ya da extranet için aslında kimin yayımlama yapabileceğini karar vermek zorunda kalacaksınız.Bilginin doğruluğu ve güvenirliliğiyle kim görevlendirilecek? İçerik nasıl canlı olacak? Site için yayımlama ilkelerini kim koyacak, uygulayacak ve izleyecek? İlkeler, erişim, yayımlama, içerik ve güvenliği içermelidir.Bunları oluşturmak ve izlediğinden emin olmak için kim görevlendirilecek? Bu farklı işlevleri olan ya da bölümler üstü ekipten birinin görevi olabilir.Bir kişiyle ilerlerseniz, o sorumlu olabilir ama bir ekiple ilerlerseniz, onun tüm üyeleri sitede bir payları olduğunu hissedebilir ve onun potansiyelini anlayabilirler.