Tüm intranet ve extranetlerin temel amacı, iletişimi kolaylaştırmaktır.Tipik bir senaryoda, insan kaynakları bilgileri bir intranet üzerine yerleştirilir; böylece çalışanlar bilgiyi kolaylıkla bulabilir.Örneğin, primler hakkında bilgi isteyen bir çalışan, bir İK uzmanına gitmeden, günde 24 saat bilgiye erişilebilir.Raporlar, antetli kağıtlar, yazılım el kitapları ve Web sitesi stil kılavuzlarının tamamı da çevrimiçine yerleştirilebilir.Tüm çalışanlar bu bilgelik mirasından yararlanabiir, zaman ve enerjiyi işlerinin üretken yönlerine odaklayabilirler.Diğer paylaşılabilir bilgi örnekleri, eğitim zaman çizelgeleri birimlerce intranet üzerine yerleştirilebilecek malzemelere ait örnekler düşünün.
- İnsan Kaynakları İşe alma ve işten çıkarmayla ilgili yordam ve ilkeler; yönlendirme ve eğitim; haklar (tıbbi ve dişçiliğe ait planlar, tatil, emekli aylığı, SSK, prim seçenekleri); ölüm durumları, madde ve alkol ilkeleri, çalışan kayıtları (bunları yalnızca seçilmiş bir grup çalışan için erişilebilir yapabilir ya da çalışanların kendi kayıtlarını güncellemelerine izin verebilirsiniz: örneğin, bir adres değişikliği meydana geldiğinde); ve sigorta kaydı, izin istediği, vergi statüsü ya da emekli aylığı planlarında kullanılması için yüklenebilir formlar.
- Satış ve pazarlama Ürün bilgileri (fiyatlar, özellikler, üretim ve sevkiyat çizelgeleri; basın bildirileri; satış yöntemleri üzerine ”en iyi uygulama” önerileri müşteri yönlendirmeleri.Müşterileri de sistemlere bağlayabilirsiniz.
- Ürün geliştirme Araştırma, planlama ve proje durumlarıyla ilişkili belge ve grafikler; grup ve bireysel takvimler yoluyla sürdürülen zaman çizelgeleri ve planlar; bir proje üzerinde çalışan ekip üyelerinin iletişim bilgileri; ve doğrudan iletişim için tartışma grupları ya da ilan tahtaları.Bir beyaz ve diğer işbirliği yazılımları, bir gruba coğrafi uzaklıklara karşın birlikte çalışma olanağı verir; bu yazılımlar intranet aracılığıyla yüklenerek elde edilebilir.
- Müşteri Hizmeti Konular, sorunlar ya da müşteri hizmeti olaylarının raporları, sorun izleme bilgileri;fiyat ve ürün bilgileri; iadeler ve değiştirmeler ya da hizmet anlaşmalarına dair ilkeler; müşteri hizmeti temsilcileri için yazılar ve eğitim malzemeleri; ve bir bilgi tabanına bağlantı.
- Yönetim Yeni çalışanları işlemek, inceleme yapmak, terfi vermek ve tanıtmak ve sözleşme bitişlerini izlemek için bir sisteme erişim sağlayan (Yöneticilerin Araç Kutusu” uygulamaları; ve çalışan bordroları (her çalışanın intranet üzerinde olduğu varsayılan bazı yüksek teknolojili şirketler kağıt bordroları tamamen kaldırmışlardır).
- Bilgi Hizmetleri (IS, Bilgi Teknolojisi (IT) olarak ta bilinir) Çevrimiçi belgeleme, SSS ve e-posta yoluyla iç teknik destek çalışanların intranetten yükleyebilecekleri şirket onaylı yazılım kendilerinin öğrenmesine olanak sağlayan bilgisayar tabanlı eğitim (BTE) sistemleri.
- Genel Şirket içi aktarımlar uygulamak için iş ilanları ve yordamlar; çalışan dizinleri (personeli ve onların iletişim bilgilerini bulmayı kolaylaştıran bir arama motoru ile) ya da şirket veya birim için yönetimsel grafikler; şirkete ya da birime ait bültenler.
Bir intranet kullanımı bilginin etkili değişimini ve kaynakların bölümler arasında paylaşımını kolaylaştırır.Çalışanlar, ekip üyeleri ya da iş ilişkileri, kendi Word belgelerini, World Excel elektronik tablolarını, Visio çizimlerini (kuruluş şemaları gibi), Microsoft PowerPoint sunularını ya da Microsoft Project zamanlamalarını intranete bir düzine farklı paketleme önerisi gönderebilir; böylece çalışanlar kendi seçimleri için oy verebilir.
Eski bir intranet site yöneticisi Maureen Nelson, çalıştığı yerde web yöneticisinin konuları tartışmak ve birbirine stratejiler önermek için haftalık olarak yapılan kamsamlı site toplantılarından sorumlu olduğunu ifade etmektedir.Gruplar coğrafi olarak ayrı olduğu için toplantılar konferans aramalrı yoluyla yapılıyordu ve toplantıda sunulan her malzeme toplantıyı kaçıranlar için daha sonra intranete gönderiliyordu.Maureen ”katılanların tümünden intranet üzerinde ”kayıt olması” isteniyor böylece toplantı yöneticileri kimlerin katıldığını bilebiliyor.İnsanlar kayıt oldukça, e-posta adresleri kullanılabilir kılmıyor ve böylece toplantıdan sonra konuları daha ileri götürmek için birbiriyle iletişim kurabiliyor” diyor.
Örnekler sınırsızdır.Şirketiniz büyüdükçe intranete, görevlendirilmiş çalışanların araştırma yapabilecekleri ve PDF dosyaları yükleyebilecekleri, şirketin kendi kullanımı için lisansladığı elektronik kitapları yerleştirebileceğiniz bir şirket ”kütüphanesi” koyabilirsiniz.Bir şirket mağazası çalışanlara özel indirimler önerebilir; bir şirket seyahat merkezi, yöneticiler, satış temsilcileri ya da sık seyahat eden başkaları için seyahat planlamayı kolaylaştırabilir; bir şirket dizini, çeşitli konumlar ve yerleşkeler için harita ve talimatlar sunabilir; çevrimiçi kayıt sistemi çalışanlara ya çevrimiçi ya da çevrimdışı olarak yürütülen bir eğitim oturumu için kayıt olma olanağı sağlayabilir.
İntranetler gibi, bir extranetin kullanım ve uygulamaları da A’ dan Z’ ye değişiklik gösterebilir.Örneğin, kağıt tabanlı maaş bordrosu sistemi kullanan bir geçici iş bulma firması, kendi büyümesi bu sistemin kapasitesini aşarsa bir sorun yaşayabilir.Site içi geçici çalışanların oldukça dağınık olarak ”personeli’ nin büyümesini yönetebilmek için, iş bulma firması Microsoft Internet Information Server (ISS), Microsoft SQL Server ve Microsoft Internet Explorer dahil olmak Microsoft uygulamalarını kullanarak bir extranet kurabilir.Bu durumda çalışanlar ve istemci şirketler, zaman tablolarına ve iş bulma firmasının büyümesine rağmen kendi maliyetlerini düşürmesini ve kendi bordro işleme süresini çarpıcı biçimde azaltılmasını sağlayan diğer bilgilere bağlanmak için bu teknolojileri kullanabilirler.