Güvenlik, içeriği özel çalışan malzemeleri ya da gizli şirket bilgileri olan bir sitenin önemli konularındandır.Bu türde sitenin yöneticisi olarak uygun güvenlik ilke ve sistemlerinin bulunduğundan emin olmak isteyebilirsiniz.Örneğin, birileri, sitedeki hangi bilgiye kimin eriştiğini belirlemelidir.Çeşitli bilgi türleri için farklı güvenlik düzeyleri olacak mı? Bu şirket için yalnızca İK intraneti için üç düzeyli erişimin gerekli olduğuna karar verilmiştir.En geniş erişim çalışanlar (çalışan el kitabında yer alan aynı ilke ve yordamlara erişen) içindi; İK uzmanları için (yeni bir birleşme hakkında iletişimin nasıl kurulacağının yanı sıra işe alma ve işten çıkarma gibi çalışanlara ilişkin konuların nasıl elde alınacağını hakkındaki bilgilere erişen) orta düzeyde erişim sağlandı; ve en sınırlı erişim personel uzmanları (personel azaltan ve işe alan bölümler hakkında bilgilere erişen) içindi.Güvenlik ilkeleri, intranet ya da extranetin başarılı olması için belgelenmeli, açıklanmalı ve uygulanmalıdır.
Hangi teknolojilerin kullanılacağı ve hangi donanımlara gereksinim duyulduğu hem güvenlik ve hem de genel çabalar için ayrılmaz konulardır.Bu alandaki temel sorular şunları içerir: Sitenin düzenli yedekleme işini ve bilgilerini kim yapacak? Yeni kullanıcılara erişim ve tarayıcı yazılımı nasıl sağlanacak? Ölçeklendirme (gerektiğinde sitenin büyüme becerisi) nasıl sağlanacak? Birisi, kullanımı ve sunucunun yükleme kapasitesini izlemelidir.Bu kim olacak? Yükseltme ya da sunucular ekleme zamanı geldiğini kim karar verecek? Siz ve teknik personeliniz, hangi hangi personele gereksinim olacağının yanı sıra, hangi yazılım ve donanımın kullanılacağına karar vermek zorunda kalacaksınız.Var olan teknoloji personelinizi mi eğiteceksiniz yoksa yeni insanlarmı alacaksınız? Var olan personelinizi eğitirseniz onlardan her şeyi yapmalarını beklemeyin.Şirketiniz çok küçük değilse, asıl IT sorumlunuz aynı zamanda intranet ya da extranet Web yöneticiniz olamayabilir.Bu işlerin her biri rahatlıkla tam zamanlı bir sorumluluk olabilir.
İnsanların intranet ya da extranete nasıl erişeceği gibi temel altyapı konularına değinmek zorundasınız.Her insanın Internet’ e erişemeyeceğini unutmayın.Ayrıca, iş ilişkisinde olduklarınızın (personeliniz değil) bilgisayar ve tarayıcılar olup olmadığını da bilmeniz gerekir.Yoksa, bu bilgisayara nasıl hizmet verilecek? (Personel üyelerine öğle tatillerinde ya da sigorta için açık kayıt tarihleri gibi yılın önemli zamanlarında kullanabilecekleri bir ya da daha çok genel amaçlı bilgisayar sağlayabilirsiniz). Bir imalat şirketi, bir intranetin uzun vadeli maliyet azaltımına o kadar ikna oldu ki her çalışan için PC’ ler satın aldı.Fabrika çalışanları bile evden intranete erişebildi (tüm gereksinimleri bir parolaydı). Bir başka imalat şirketi çalışanların kullanması için fabrika katındaki bir köşeye bilgisayar yerleştirdi.
Intranet ya da extranetin, var olan veritabanlarını ve sipariş karşılama sistemlerini içeren eski sisteme nasıl bağlanacağını dikkate almayı unutmayın (eski sistem, geçmişten getirilen sistemdir). İK intraneti üzerinde çalışanlar kendi kayıtlarına ulaşabilecekler mi? Extranetin, müşteri hizmeti arama merkezi ile bütünleştirilmesini düşünün (varsa). Bazı şirketler, iş ilişkisinde olduklarından iş yapmak için şirketin extraneti kullanmalarını istiyor.Örneğin, bir basım şirketi, istemcilerinden basıma hazır dosyaları şirketin extraneti yüklemelerini isteyebilir ya da küçük araba malzemesi perakendecilerine parça sağlayan bir araba parçası satıcısı, siparişlerin extranet yoluyla yapılmasını isteyebilir.Her iki durumda da, proje ya da siparişin durumu extranet aracılığıyla izlenebilir.