Basın bildirinizi, uygun olmayan insanlardan kaçınarak uygun olan her insana gönderin.Kimin kim olduğunu, hizmetler ya da önemli medya merkezlerindeki editörleri ve yapımcıları listeleyen yayınlar aracılığıyla ya da hedeflediğiniz yazılı yayınlardaki künyeleri (personel ve kişisel bilgilerin listesi) denetleyerek öğrenebilirsiniz.Basın bildirinizi bireylere gönderin”haber ajanslarına” değil.Ayrıca lütfen, insanların adını doğru yazın.Bu insanlara saygı göstermek ve yeterliliğinizi ispatlamak istiyorsunuz.
Basın bildirilerini yazarken ve e-posta yoluyla gönderirken başlığı bilgi verici yapın; önemsiz gibi görünmesine izin vermeyin.Başlığınızda, ”basın bildirisi”, ”gösteri” ya da ” e-ticaret çözümleri” ifadelerinden uzak durun; bunların yerine bu durum için bulduğunuz başlıklardan birini kullanın.İmza dosyanıza tam iletişim bilgilerinizi (ad, telefon numarası, adres, e-posta adresi ve URL) yerleştirin.Muhtemelen bu basın bildirisini pek çok insana göndreceksiniz, tüm basın kişi listenizi To: satırına koymayın.Onun yerine bireysel olarak gönderin ya da listeyi birçok e-posta uygulamasında kullanılabilen Bcc (Blind courtesy copy) satırına koyun.Elektronik basın bildirilerinizi kısa tutun ve bildileri yazarken bu bölümde daha önce anlatılan standart göstergeleri izleyin.