Müşteriler,yanıt verme zamanınızı,şirketinizle iş yapmanın nasıl olacağının belirtisi olarak görürler ve Internet’ ten genelde beklenen hız ve rahatlıktır.Bu şirketinizin de amacı olsun.Müşteriler sizinle iletişim kurduklarında hemen yanıt vermenizi bekler.Siparişleri onaylamayı ve e-postaları yanıtlamayı anında yapın.Çok pahalı öğeler en çabuk yanıtı gerektirir.Bir kimse ne kadar harcıyorsa o kadar da hizmet bekler.Ama genelde hedefiniz,müşteriniz oturumu kapatmadan yanıt vermek olmalıdır.
İletişim stratejisi planlarken akışta meydana gelebilecek aksaklıklara dikkat edin.Örneğin ev alan herhangi biri size pazarlığı kaptmanın son birkaç günü ipoteği tutanın da dahil olduğu birçok kişi arasında kâğıtların çılgınlar gibi gidip geldiğini anlatacaktır.İpoteği tutan biri,pazarlıkları kapatmanın en uygun zamanının ay sonu olduğunu söyleyebilir.Ondan sonra işletmede her zaman bir yükselme vardır.Ev alımı işlemi sırasında iletişimleri sağlamak için elektronik yöntemler kullanmak gerçek bir nimet olabilir ama ipoteği tutanlar için ayın sonundaki aksaklık sorun yaratabilir.Ayın sonundaki yanıtların 24 saat olduğunu düşünün.Düzinelerce evin pazarlığı 24 saatlik zaman içinde kapanacak.Bu e-posta sorununu gidermek için ipoteği tutan biri müşterilerinin e-posta sorularını ”anlayan” ve otomatik yanıtlar veren akıllı bir sistem kurdu.Bu ipotek şirketi birçok düzenli e-postayı bir dakikada yanıtlayabilir.Daha karmaşık girdiler soruları telefon ya da kişisel e-posta yoluyla yanıtlayan bir müşteri hizmet merkezine yönlendiriliyor.