Intranet ya da Extranet Başarısını Ölçün
Başka herhangi bir çevrimiçi girişim gibi (ve üstelik her iş girişimi gibi) intranet ya da extranetin amaçlara ulaşması beklenir.Bu amaçlar olasılıkla bir iş ya da proje planında belirlenecektir; bunlar ”kolay” amaçlar (geliştirilmiş içsel iletişim gibi) ya da ”zor amaçlar” (yeni müşterilerden elde edilen gelir gibi) olabilirler.
Kolay amaçlara dayanan başarıyı ölçmek en kolay iş değildir.Bir intranet ya da extranet sitesinin elde ettiği kullanım miktarının ölçümü onun yararlılığını gösterir.Ayrıca çalışanlarla ya da iş ilişkisinde olunanlarla, sitenin gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını hakkında anket yapabilirsiniz.Onlara intranet ya da extranet erişimleri olup olmadığını,onu kullanıp kullanmadıklarını ve hangi sıklıkta olduğunu, kendi işleri çerçevesinde başka hangi siteleri en sık ziyaret ettiklerini ve intranet ya da extranet üzerinde ne tür bir bilgi ya da uygulamalar görmek istediklerini sorun.Büyük bir şirket, zaten bir ”şirket mağazasına” sahip olduğunu ama çalışanların intranet üzerinde alış yapmak istediklerini söylemesi üzerine iç siteye bir e-ticaret bileşeni eklediklerini belirtmiştir.
Daha geniş ulaşım (extranet durumunda), geliştirilmiş işlemler, daha hızlı pazarlama süresi ve müşteri bağlılığında artış gibi kolay yararlar bütçe zamanı geldiğinde günü kurtarmayacaktır, intranet ya da extranetin değindiği alanlardaki azaltılmış maliyetlerin ölçümü daha görünür bir başarıdır.Geliri ya da müşteri boyutunu artırmak için zor amaçları belirlemek (yeniden extranet durumunda) başarının ölçülmesini dana somutlaştırır.Son olarak, bir maliyet merkenizden çok değerli bir iş varlığı olarak görünmek için bir intranet ya da extranet belirli, ulaşılabilir amaçları olan bir bir iş planını desteklemelidir.
Bilmeniz Gerekenleri İyi Bilin
Sıfırdan bir intranet ya da extranet oluşturmak için gereken bütçeyle, sıfırdan bir Web sitesi oluşturmak için gereken birbirlerine paraleldir.Ele alacağınız konular da kabaca paraleldir.Gereken teknik kavramlar benzerdir; temel olarak bu, değişen güvenlik düzeyi ve erişimi sınırlayan yöntemdir.Bir intranet ya da extranet, bir arka uç ve muhtemelen ara yazılımdan oluşur.Bu, ortak Web sitesi gibi görünen ön uca sahiptir ve bir tarayıcı aracılığıyla erişilebilir.Bir ortak Web sitesi gibi sayfalarının tasarımı HTML ve grafiklerdeki aynı genel sınırlamalara sahiptir (Çalışanların tüm bilgisayarlarda bir tarayıcının aynı sürümünü kullanmalarını gerektirebilir.Her ne kadar intranet sayfalarınızı tasarlarken birden çok tarayıcı ve tarayıcı sürümleri için tasarım yapmak zorunda olmasanız da hala eldeki teknolojiyi kullanarak yapabileceklerinin temel sınırlamalarıyla başa çıkmak zorunda kalacaksınız.)
Intranet ya da extranet geliştirmecileriyle etkili biçimde çalışmak için sunucu, veritabanı, ISS ve güvenlik konularında temel bir bilgiye gereksinimiz olacak.Geliştirmeciniz kimlik doğrulama, etkilendirme, şifreleme ve güvenlik duvarları gibi intranet ve extranete özgü kavramlardan söz edecektir.Örneğin, intranet ya da extranet girişiminizin amaçlarını belirlemek isteyeceksiniz.Stratejinizi odaklamak için aşağıdakileri düşünün:
- Siteden ne yapmasını istediğiniz – bir intranetse çalışanlara hizmet vermesi ya da extranetse iş ilişkisinde olunanlara hizmet vermesi
- Başarıyı nasıl ölçeceksiniz; bir başka deyişle, intranet ya da extranetin başarılı olduğunu nasıl anlayacaksınız? Şirketiniz için neler başarılı?
- Intranet ya da extranetten kim sorumlu (ya da ‘’sahip”) olacak? Küçük bir şirkette intranet, extranet ve ortak Web siteleri muhtemelen aynı insan grup tarafından yönetilecektir.Orta ölçekli bir şirkette, muhtemelen sitenin amaçları ya da niyetleri ile en ilişkili bölümdeki belirli bir ekip intranet ya da extranetten sorumlu olabilir.Daha büyük bir şirket her bölümün kendi sitesini yönettiği birden çok intranet ya da extranete sahip olabilir.Bu durumda, genel strateji, siteler için birleştirici ilkeler geliştirmekle yükümlü çeşitli bölümlerden temsilcilerin oluşturduğu bir görev grubu ya da komite ile birlikte ortak düzeye kurulacaktır.
Yönetim Desteği Sağlamak
Paranın yeterli olması için üst yönetimin desteği gerekir.Üst yönetimin birinci ilgisi haklı olarak yatırımda ne kadar geri dönüş olacağıdır ve bir intranet ya da extranet için yatırımda ne kadar geri dönüşü ölçmek güç olabilir.Kağıda basılan bilginin dağıtımı maliyetinin tasarrufu bir delil olabilir ama çalışanın zamanındaki tasarruf daha az doğrudan ölçülebilir.Bir intranetin kullanılıyor olup olmadığının daha iyi göstergeleri sitenin akışı ve sitenin aldığı e-postaların hacmi olabilir.
Güvenlik Sağlamak
Güvenlik, içeriği özel çalışan malzemeleri ya da gizli şirket bilgileri olan bir sitenin önemli konularındandır.Bu türde sitenin yöneticisi olarak uygun güvenlik ilke ve sistemlerinin bulunduğundan emin olmak isteyebilirsiniz.Örneğin, birileri, sitedeki hangi bilgiye kimin eriştiğini belirlemelidir.Çeşitli bilgi türleri için farklı güvenlik düzeyleri olacak mı? Bu şirket için yalnızca İK intraneti için üç düzeyli erişimin gerekli olduğuna karar verilmiştir.En geniş erişim çalışanlar (çalışan el kitabında yer alan aynı ilke ve yordamlara erişen) içindi; İK uzmanları için (yeni bir birleşme hakkında iletişimin nasıl kurulacağının yanı sıra işe alma ve işten çıkarma gibi çalışanlara ilişkin konuların nasıl elde alınacağını hakkındaki bilgilere erişen) orta düzeyde erişim sağlandı; ve en sınırlı erişim personel uzmanları (personel azaltan ve işe alan bölümler hakkında bilgilere erişen) içindi.Güvenlik ilkeleri, intranet ya da extranetin başarılı olması için belgelenmeli, açıklanmalı ve uygulanmalıdır.
Hangi teknolojilerin kullanılacağı ve hangi donanımlara gereksinim duyulduğu hem güvenlik ve hem de genel çabalar için ayrılmaz konulardır.Bu alandaki temel sorular şunları içerir: Sitenin düzenli yedekleme işini ve bilgilerini kim yapacak? Yeni kullanıcılara erişim ve tarayıcı yazılımı nasıl sağlanacak? Ölçeklendirme (gerektiğinde sitenin büyüme becerisi) nasıl sağlanacak? Birisi, kullanımı ve sunucunun yükleme kapasitesini izlemelidir.Bu kim olacak? Yükseltme ya da sunucular ekleme zamanı geldiğini kim karar verecek? Siz ve teknik personeliniz, hangi hangi personele gereksinim olacağının yanı sıra, hangi yazılım ve donanımın kullanılacağına karar vermek zorunda kalacaksınız.Var olan teknoloji personelinizi mi eğiteceksiniz yoksa yeni insanlarmı alacaksınız? Var olan personelinizi eğitirseniz onlardan her şeyi yapmalarını beklemeyin.Şirketiniz çok küçük değilse, asıl IT sorumlunuz aynı zamanda intranet ya da extranet Web yöneticiniz olamayabilir.Bu işlerin her biri rahatlıkla tam zamanlı bir sorumluluk olabilir.
İnsanların intranet ya da extranete nasıl erişeceği gibi temel altyapı konularına değinmek zorundasınız.Her insanın Internet’ e erişemeyeceğini unutmayın.Ayrıca, iş ilişkisinde olduklarınızın (personeliniz değil) bilgisayar ve tarayıcılar olup olmadığını da bilmeniz gerekir.Yoksa, bu bilgisayara nasıl hizmet verilecek? (Personel üyelerine öğle tatillerinde ya da sigorta için açık kayıt tarihleri gibi yılın önemli zamanlarında kullanabilecekleri bir ya da daha çok genel amaçlı bilgisayar sağlayabilirsiniz). Bir imalat şirketi, bir intranetin uzun vadeli maliyet azaltımına o kadar ikna oldu ki her çalışan için PC’ ler satın aldı.Fabrika çalışanları bile evden intranete erişebildi (tüm gereksinimleri bir parolaydı). Bir başka imalat şirketi çalışanların kullanması için fabrika katındaki bir köşeye bilgisayar yerleştirdi.
Intranet ya da extranetin, var olan veritabanlarını ve sipariş karşılama sistemlerini içeren eski sisteme nasıl bağlanacağını dikkate almayı unutmayın (eski sistem, geçmişten getirilen sistemdir). İK intraneti üzerinde çalışanlar kendi kayıtlarına ulaşabilecekler mi? Extranetin, müşteri hizmeti arama merkezi ile bütünleştirilmesini düşünün (varsa). Bazı şirketler, iş ilişkisinde olduklarından iş yapmak için şirketin extraneti kullanmalarını istiyor.Örneğin, bir basım şirketi, istemcilerinden basıma hazır dosyaları şirketin extraneti yüklemelerini isteyebilir ya da küçük araba malzemesi perakendecilerine parça sağlayan bir araba parçası satıcısı, siparişlerin extranet yoluyla yapılmasını isteyebilir.Her iki durumda da, proje ya da siparişin durumu extranet aracılığıyla izlenebilir.
Yönetim ve Teknoloji Konularına Değinin
Bir ortak Web sitesinin kuruluş ve yönetiminde olduğu gibi, intranet ya da extranetin üretim öncesi planlaması da girişimin başarısı için yaşamsaldır.Bununla birlikte, bu durumda planlamanın önemi iç yönetim konularıyla ilgilenir.Öncelikle, site ya da sitelerin günlük yönetimi kimin sorumluluğunda olacak? (Başka bir deyişle, sitenin ‘’sahibi” kim olacak?) Nasıl büyüyecek? Hizmet verilebilecek gruplar arasında hangisi öncelikli olacak.Herkes aynı anda hizmet veremezsiniz; planınızı geliştirmek ve sonra da çabalarınızı genişletmek için bir pilot programa katılacak bir ya da iki grup bulmak en iyisidir.İnsan kaynakları ve muhtemelen ürün geliştirme genel olarak yeni başlayan bir intranet için iyi bir adaydır.Bu çabalar bir kere yerindeyse ve dolaşmış ipler çözülürse, diğer grupları eklemek için genişleyebilirsiniz.
Intranet üzerindeki bilgiler bölümlere, uzman ilgilerine, işleve ya da program dışında kalan ilgilere göre düzenlenebilir.Tüm İK bilgileri bir ”İK” bölgesine ya da sitesine gidebilir; tüm IS çalışanlarının dikkatine olan bir uç yayın, bir ”IS” bölgesine gönderebilir; yalnızca yöneticiler için olan bir bülten bölümler arası bir ”Yönetim” bölgesine yerleştirebilir; futbol takımı ya da güvenlik görevlileriyle ilgili bilgiler bir ”Program dışı” bölgesine gidebilir.Bir intranet üzerinde, bilgi, extranetin hizmet verdiği iş ilişkisinin bulunanların gereksinimlerine göre bölünebilir.
İçerik sağlayıcının kim olacağına karar vermek zorundasınız.Siteyi başlatan grup aynı zamanda onu sürdüren grup mu olacak? Bir kere bu kararlar verildikten sonra site için yayımlama ya da ilan etme standartları belirlemek zorunda da kalacaksınız.Görünüş ve genel hava ya da yazım için bir standart gerekli mi? Birden çok intranet ya da extraneti durumunda her bir sitenin kendi görünümüne izin verilecek mi? Tüm kullanıcılar aynı tarayıcıya sahip olacak mı?
Tutarlı, Açık İlkeler Yaratmak
Kurallar kırılmak için yapılır ama onlar insanlara içinde çalışabilecekleri bir parametreler dizisi sağlarlar.Bu anlamda, kurallar huzuru korumaya yardım eder.Personelinize intranet ya da extranet planınızın anahtar yönlerini gösteren yazılı ilkeler sağlamak, herkesin izlenen yolda tutacaktır.Bu ayrıca, şirket içinde özel gündemleri olan kişi ya da gruplardan meydan okumaları önlemeye de yardım edecektir.Ara sıra, ayrıcalıkları kabul etmek ya da özel durumlar için kuralları görmezden gelmek isteyebilirsiniz ama genel olarak bunlar iyi ilkelerdir ve onları tutarlı biçimde uygulamak, herkesin tatsız sürprizlerden uzak durmasına yardım edecektir.
- Bir erişim ilkesi, kimin (intranet ya da extranet aracılığıyla hizmet verilen çalışanlar ya da iş ilişkisinde olunanlar arasında) hangi bilgiye ya da bilgi alanlarına erişeceğine belirtmelidir.Erişime sahip olanların uygulamaları nasıl kullanacağım bildiklerinden emin olmak için belirli miktarda eğitim ve yönlendirme gerekebilir.
- Bir yayımlama ilkesi intranet için stratejik görüşü belirtmelidir.Bir yayımlama ilkesi olmadan intranetiniz iletişimi kolaylaştırmaktan çok yavaşlatan bir bilgi karmaşası haline gelebilir; gezinti hantal olacak ve tüm etki zayıf bir güvenirlik izlenimi olacaktır.Yayımlama ilkesi kimin yayım yapabileceğini ve nelerin yayımlanabileceğini belirtmelidir (yayımlanabilecek herşey yayımlanmalıdır-üç aylık kârınızın ve zarar özetlerinizin tüm çalışanların görmesi için ilan edilmesini istemeyebilirsiniz). Yayımlama ilkesini takip etmek ve onun izlendiğinden emin olmak için bir ”baş editör” ya da intranet yöneticisi atayın.
- İçerik ilkeleri intraneti hızlı gereksiz, çatışan ve modası geçmiş olmaktan korur.Şirketiniz içindeki bölümlere, kendi bilgilerini intranet ya da extranet üzerinde yayımlamaları için yetki verebilirsiniz.Üstelik, her biri gerektiğinde ve doğru olduğunda kendi sitelerine sahip olabilirler.Bununla birlikte, parametreler sunmak zorunda olduğunuzu unutmayın.Standart görünüm ve genel hava ya da yazım kılavuzları mı kullanmalılar? Yalnızca belirli teknolojiler mi kullanılacak? Yalnızca belirli türdeki içerikler mi ilan edilebilece? Hangi inceleme ve onay işlemleri isteyeceksiniz? Eninde sonunda birisi, çeşitli bölümlerin çabalarını izlemek ya da teknik destek önermek zorunda kalacak.En azından, aynı bilginin farklı bölümler tarafından ve farklı bölümler tarafından ve farklı zamanlarda ilan edilmediği ya da güncellenmediğinden emin olmak için iletişim gerekir.Açık yayımlama ilkeleriyle birlikte, ortak bilgiler ve çeşitli bölüm siteleri için tek bir portal bu sorun için çoğunlukla iyi bir çözümdür.
- İyi bir güvenlik ilkesi çalışanları, iş ilişkileriniz ve ağ yöneticilerinizi rahatlatacaktır.Örneğin, bazı çalışanlar, bir çevrimiçi uygulamada kendilerinden sosyal güvenlik numaralarını göndermelerini isteyen bir intranetin yeterince güvenli olmadığıyla ilgilenebilirler; birisi güvenliği korumalı ve bunun olduğu konusunda bilgi vermelidir.Bir extranet üzerinde, parola korumalı bölgelere erişenlerin yalnızca ulaşmaya yetkili oldukları sunuculara ulaştıklarından emin olmak isteyebilirsiniz.
Tüm kılavuzları gibi, erişim, yayımlama, içerik ve güvenliğe ilkeler yavaş yavaş gelişecektir ama onları başlangıçta düşünmek siz daha sonra sorunlarla uğraşmaktan (kabul etmeye zorlamaktan) korur.
Yayımlama ve ilan etme yollarını izleyerek, intranet ya da extranet için aslında kimin yayımlama yapabileceğini karar vermek zorunda kalacaksınız.Bilginin doğruluğu ve güvenirliliğiyle kim görevlendirilecek? İçerik nasıl canlı olacak? Site için yayımlama ilkelerini kim koyacak, uygulayacak ve izleyecek? İlkeler, erişim, yayımlama, içerik ve güvenliği içermelidir.Bunları oluşturmak ve izlediğinden emin olmak için kim görevlendirilecek? Bu farklı işlevleri olan ya da bölümler üstü ekipten birinin görevi olabilir.Bir kişiyle ilerlerseniz, o sorumlu olabilir ama bir ekiple ilerlerseniz, onun tüm üyeleri sitede bir payları olduğunu hissedebilir ve onun potansiyelini anlayabilirler.
Maliyet ve Getiriyi Değerlendirin
Bir intranet ya da extranet kurmanın maliyeti, sitenin amaçlarına, kullanılan teknolojilere, siteyi sıfırdan kurup kurmayacağınıza bağlı olarak değişebilir.Ortak Web siteniz için var olan sisteminizin üstüne yükleyebilirsiniz ve itranet ya da extranet basitçe, maliyetler önemsenmeye değmez.İşlem, bazı şirket belgelerini HTML’ ye dönüştürmek ve onları Web sitenizin parola korumalı bölümüne göndermek kadar basit olacaktır.Ortak Web siteniz için yaratılan tasarım şablonlarını kullanmak maliyetlerini en az düzeyde tutacaktır.
Intranet ya da extranet girişiminizin daha karmaşık ya da onu sıfırdan kurmak zorundaysanız (yani bir arka uç ve bir tasarım üretilmesi gerekiyorsa), maliyetlerin geliştirilmesi ve uygulanması aynı boyut ve karmaşıklıktaki bir ortak Web sitesininki ile karşılaştırılabilir olacaktır.
Yatırımda geri dönüşü düşünürken, kendinize intranet ya da extranetin özellikle işinize nasıl edeceğini sorun.Bu size aşağıdaki getirilerin bazı bileşimlerini sağlamalıdır:
- Gelişen rekabetçi yön, belki de paylaşılan bilgi aracılığıyla
- Bir satışı desteklemek ve sonuçlandırmak için gereken bilgiye daha hızlı erişimin sonucu olarak artan satışlar
- Günlük işlevlerin otomasyonundan kaynaklanan işgücü, üretim ya da dağıtım maliyetlerinde azalma
- Bilgiye, kaynaklara, araçlara erişim ya da geleneksel olarak ulaşılan veriyi çevrimiçi erişim aracılığıyla daha iyi üretkenlik
- Daha hızlı pazarlama
- Satıcı ya da ortaklarla daha fazla bilgi paylaşım kapasitesi
- Daha etkili müşteri desteği
- Sanal ve merkezi olmayan ekipler arasındaki işbirliği için yeni ve daha kullanışlı destek
Bunların tümü, yatırımınızdaki olası dönüşlerdir.Bu dönüşlerin miktarını ölçmek, intranet ve extranetinizi başlatmadan önce akıllıca olmayabilir ama birçok şirketin belirttiklerine bakılırsa, dönüşün delillerini hızlı görünebilir.Yine de bir intranet ya da extranetin başlatıldıktan sonra, muhtemelen bir ortak Web sitesi kadar sürdürme ve bakım masrafı gerektirebileceğini unutmayın.
Intranet ve Extranetlerin Tipik Kullanımları
Tüm intranet ve extranetlerin temel amacı, iletişimi kolaylaştırmaktır.Tipik bir senaryoda, insan kaynakları bilgileri bir intranet üzerine yerleştirilir; böylece çalışanlar bilgiyi kolaylıkla bulabilir.Örneğin, primler hakkında bilgi isteyen bir çalışan, bir İK uzmanına gitmeden, günde 24 saat bilgiye erişilebilir.Raporlar, antetli kağıtlar, yazılım el kitapları ve Web sitesi stil kılavuzlarının tamamı da çevrimiçine yerleştirilebilir.Tüm çalışanlar bu bilgelik mirasından yararlanabiir, zaman ve enerjiyi işlerinin üretken yönlerine odaklayabilirler.Diğer paylaşılabilir bilgi örnekleri, eğitim zaman çizelgeleri birimlerce intranet üzerine yerleştirilebilecek malzemelere ait örnekler düşünün.
- İnsan Kaynakları İşe alma ve işten çıkarmayla ilgili yordam ve ilkeler; yönlendirme ve eğitim; haklar (tıbbi ve dişçiliğe ait planlar, tatil, emekli aylığı, SSK, prim seçenekleri); ölüm durumları, madde ve alkol ilkeleri, çalışan kayıtları (bunları yalnızca seçilmiş bir grup çalışan için erişilebilir yapabilir ya da çalışanların kendi kayıtlarını güncellemelerine izin verebilirsiniz: örneğin, bir adres değişikliği meydana geldiğinde); ve sigorta kaydı, izin istediği, vergi statüsü ya da emekli aylığı planlarında kullanılması için yüklenebilir formlar.
- Satış ve pazarlama Ürün bilgileri (fiyatlar, özellikler, üretim ve sevkiyat çizelgeleri; basın bildirileri; satış yöntemleri üzerine ”en iyi uygulama” önerileri müşteri yönlendirmeleri.Müşterileri de sistemlere bağlayabilirsiniz.
- Ürün geliştirme Araştırma, planlama ve proje durumlarıyla ilişkili belge ve grafikler; grup ve bireysel takvimler yoluyla sürdürülen zaman çizelgeleri ve planlar; bir proje üzerinde çalışan ekip üyelerinin iletişim bilgileri; ve doğrudan iletişim için tartışma grupları ya da ilan tahtaları.Bir beyaz ve diğer işbirliği yazılımları, bir gruba coğrafi uzaklıklara karşın birlikte çalışma olanağı verir; bu yazılımlar intranet aracılığıyla yüklenerek elde edilebilir.
- Müşteri Hizmeti Konular, sorunlar ya da müşteri hizmeti olaylarının raporları, sorun izleme bilgileri;fiyat ve ürün bilgileri; iadeler ve değiştirmeler ya da hizmet anlaşmalarına dair ilkeler; müşteri hizmeti temsilcileri için yazılar ve eğitim malzemeleri; ve bir bilgi tabanına bağlantı.
- Yönetim Yeni çalışanları işlemek, inceleme yapmak, terfi vermek ve tanıtmak ve sözleşme bitişlerini izlemek için bir sisteme erişim sağlayan (Yöneticilerin Araç Kutusu” uygulamaları; ve çalışan bordroları (her çalışanın intranet üzerinde olduğu varsayılan bazı yüksek teknolojili şirketler kağıt bordroları tamamen kaldırmışlardır).
- Bilgi Hizmetleri (IS, Bilgi Teknolojisi (IT) olarak ta bilinir) Çevrimiçi belgeleme, SSS ve e-posta yoluyla iç teknik destek çalışanların intranetten yükleyebilecekleri şirket onaylı yazılım kendilerinin öğrenmesine olanak sağlayan bilgisayar tabanlı eğitim (BTE) sistemleri.
- Genel Şirket içi aktarımlar uygulamak için iş ilanları ve yordamlar; çalışan dizinleri (personeli ve onların iletişim bilgilerini bulmayı kolaylaştıran bir arama motoru ile) ya da şirket veya birim için yönetimsel grafikler; şirkete ya da birime ait bültenler.
Bir intranet kullanımı bilginin etkili değişimini ve kaynakların bölümler arasında paylaşımını kolaylaştırır.Çalışanlar, ekip üyeleri ya da iş ilişkileri, kendi Word belgelerini, World Excel elektronik tablolarını, Visio çizimlerini (kuruluş şemaları gibi), Microsoft PowerPoint sunularını ya da Microsoft Project zamanlamalarını intranete bir düzine farklı paketleme önerisi gönderebilir; böylece çalışanlar kendi seçimleri için oy verebilir.
Eski bir intranet site yöneticisi Maureen Nelson, çalıştığı yerde web yöneticisinin konuları tartışmak ve birbirine stratejiler önermek için haftalık olarak yapılan kamsamlı site toplantılarından sorumlu olduğunu ifade etmektedir.Gruplar coğrafi olarak ayrı olduğu için toplantılar konferans aramalrı yoluyla yapılıyordu ve toplantıda sunulan her malzeme toplantıyı kaçıranlar için daha sonra intranete gönderiliyordu.Maureen ”katılanların tümünden intranet üzerinde ”kayıt olması” isteniyor böylece toplantı yöneticileri kimlerin katıldığını bilebiliyor.İnsanlar kayıt oldukça, e-posta adresleri kullanılabilir kılmıyor ve böylece toplantıdan sonra konuları daha ileri götürmek için birbiriyle iletişim kurabiliyor” diyor.
Örnekler sınırsızdır.Şirketiniz büyüdükçe intranete, görevlendirilmiş çalışanların araştırma yapabilecekleri ve PDF dosyaları yükleyebilecekleri, şirketin kendi kullanımı için lisansladığı elektronik kitapları yerleştirebileceğiniz bir şirket ”kütüphanesi” koyabilirsiniz.Bir şirket mağazası çalışanlara özel indirimler önerebilir; bir şirket seyahat merkezi, yöneticiler, satış temsilcileri ya da sık seyahat eden başkaları için seyahat planlamayı kolaylaştırabilir; bir şirket dizini, çeşitli konumlar ve yerleşkeler için harita ve talimatlar sunabilir; çevrimiçi kayıt sistemi çalışanlara ya çevrimiçi ya da çevrimdışı olarak yürütülen bir eğitim oturumu için kayıt olma olanağı sağlayabilir.
İntranetler gibi, bir extranetin kullanım ve uygulamaları da A’ dan Z’ ye değişiklik gösterebilir.Örneğin, kağıt tabanlı maaş bordrosu sistemi kullanan bir geçici iş bulma firması, kendi büyümesi bu sistemin kapasitesini aşarsa bir sorun yaşayabilir.Site içi geçici çalışanların oldukça dağınık olarak ”personeli’ nin büyümesini yönetebilmek için, iş bulma firması Microsoft Internet Information Server (ISS), Microsoft SQL Server ve Microsoft Internet Explorer dahil olmak Microsoft uygulamalarını kullanarak bir extranet kurabilir.Bu durumda çalışanlar ve istemci şirketler, zaman tablolarına ve iş bulma firmasının büyümesine rağmen kendi maliyetlerini düşürmesini ve kendi bordro işleme süresini çarpıcı biçimde azaltılmasını sağlayan diğer bilgilere bağlanmak için bu teknolojileri kullanabilirler.
Intranet ve Extranet Nedir?
Bir intranet basitçe, bir kuruluşun iç kullanımı için oluşturulmuş bir web sayfasıdır.Halkla açık bir Web sitesi ile aynı genel kuralları kullanır ama yalnızca çalışanlar ve kuruluşun yetkili aracıları için erişilebilirdir, intranet üzerinde kullanılan dil halka açık Web sitesinde görülen görsel markalama, intranet ile yerine getirilmez.Kullanıcılar, tıpkı halka açık bir Web sitesinde yapacakları gibi siteye bir Web tarayıcısı ile erişirler.Bir intranet dış dünyadan bir güvenlik duvarı ile ”korunmuştur”.
Bir intranetin aksine, bir extranet yetkili site dışı kullanıcılar için erişilebilir durumdadır; bu, şirketin iş yaptığı insanları ve kuruluşu kapsayabilir.Yalnızca geçerli bir kullanıcı adı ve parolası olanlar extraneti kullanabilir.Bu durumda bile, bazı kullanıcıların erişimleri extranetin belirli kısımları için sınırlı olabilir.Örneğin, satış temsilcilerinizin satış yaptığı bir alıcı, yalnızca kendi şirketlerinin hesap bilgilerine erişilebilir; alanda çalışan bir satış temsilcisi kendi hesabının tamamı için erişime sahip olabilir ve e-posta denetimi için evden bağlanan bir sekreter muhtemelen hiçbir finansal bilgi için erişime sahip olmayacaktır.
Sitenize Bir Intranet ya da Extranet’le Düzeltme Yapmak
Şu an bir Web siteniz varsa, bir intranet (çalışanlar arasında iletişim ve işbirliği için kurulan ve dışarıya tamamen kapalı olan bir iç Web sitesi) ya da bir extranet (satıcılarla, alıcılarla ya da ortaklarla iletişim kurmak için güvenli bir dış Web sitesi) oluşturmak için doğru teknolojiler kullanabilirsiniz.Yapılan bir araştırma Fortune 1000 şirketlerinin yüzde 96′ sının intranetleri olduğunu ya da kuruyor olduklarını göstermiştir.Güvenli intranetlerin Internet’ in hızlı gelişen bölümü oldukları yaygın olarak söylenir; intranetleri kurmak özel ağlar kurmaktan pahalı değildir ve işlem, yordam ve bilgi akışı sağlayabilirler.Bir araştırma firması, var olan Web geliştirme altyapısını desteklemenin (örneğin, bir intranet ya da extranet oluşturarak) yatırımda yüzde 1000 ya da daha fazla oranda geri dönüşle sonuçlanabileceğini belirtmiştir! Computer Economics’ e (www.computereconomics.com) ait bir çalışmaya göre, ankete katılan extranet sahibi olan şirketlerin yüzde 78′ i kendi yatırımlarına eşit ya da onu geçen dönüşler almışlardır.
Bir intranet ya da extranet kullanmanın hem finansman hem de artan etkinlik açısından kârlı) olabileceğinden şüphe yoktur.Bir intranet ya da extranet sahibi olmanın aşağıdaki gibi yararları vardır:
- Birbiriyle düzenli biçimde etkileşimde bulunan kullanıcılar, bireyler ve kuruluşlar arasında gelişen iletişim
- Azalan kâğıt kullanımı
- Akan işlemler ve yordamlar
- İnsan kaynakları (İK) personelinin, çalışanların kendine hizmeti yoluyla daha iyi kullanımı
- Müşteriler ve iş ilişkinde bulunanların artan bağlılığı
Web teknolojilerini bu yönde kullanmanın en önemli avantajı, bir bilgi tabanı (bir şirket için işlemler ve girişimlerin önemi hakkındaki deneyim ve bilgi birikimi) kurabilmenizdir.Bir intranet, SSS’ nin müşterilere güç vermesi ile hemen hemen aynı şekilde çalışanlara güç verir: çalışanları bilgili tutmak için bir araç sağlar ve onların başkalarını aramak zorunda kalmadan bilgiyi hızla bulmalarına yardım eder.Bir çalışan, yanıtı hızla bulursa, diğer çalışanlar için sorgulamalar azalır.İnsan kaynakları ”olaylarının” pek çoğu İK personelinin değerli zamanını çalan alışılmış sorgulamalardır; her bir İK olayı, şirkete kabaca bir müşteri hizmetleri olayı aynı miktara mal olur.Bir karşılaştırma olarak, yüz yüze bir dolara mal olan bir etkileşim, telefonla 10 cente ve Web sitesi tabanlı ya da intanet tabanlı çalışan bir hizmet yoluyla gerçekleşirse, üç centten daha azına mal olabilir.Dahası, bir intranet, güncellenecek olan çalışan el kitabı gibi bilgilerini yeniden basmadan ve yeniden dağıtmadan tüm çalışanlara ulaştırmaya olanak sağlar.
Müşteri Her Zaman Haklı Mıdır?
Bir e-ticaret girişimcisi ya da yöneticisi olarak işiniz, eğilimleri değerlendirmek ve gerektiğinde siteniz, ürünleriniz ve hizmetlerinizde değişiklik yapmaktır.Değişen pazarlara ayak uydurmayan işyerleri iş dünyasında tutunamaz.işiniz ne olursa olsun, kullanıcı geri bildirimini dikkate almak ve müşterilere istediği ya da gereksinim duyduğu şeyi görmek zorundasınız.Müşteri her zaman yalnızca haklı değildir; onlar sizin varlık gerekçenizdir.
Her zaman müşteri girdisine yanıt vermeli ve eğilimlere bağlı olarak değişiklik yapmalısınız ama tek tek her kullanıcının talep ettiklerini yapmak zorunda olmadığınızı hatırlamak önemlidir.Her insan için her şey olamazsınız ve böyle olmaya çalışmak şirket, site, ürün ya da hizmetinizi halkın gözünde kullanıp ne zaman kullanmayacağınızı nasıl bileceksiniz? Yanıt her iş için farklı olacaktır ama genellikle hedef pazarınızın açıkça anlaşılmasına ve ürün ya da hizmetlerinizin pazarın gereksinimlerini nasıl karşıladığına dayanır.
E-ticaret yönetimi tamamen bir döngüdür; izleyicilerinizin neye gereksinim duyduğunu, bir site kurmayı, onu başlatmayı ve tanıtmayı bilmek; iş kurmak ve müşteri desteği ve geri bildirimi almak; izleyiciniz ve onların gereksinimlerinin yeni bilgisine dayanarak ürün, hizmet ve sitenizde değişiklik yapmak; ve yeniden kurmak, yeniden başlatmak, ve bunun gibi.
Moda gelir, gider ve eğilimler yükselir ve düşer.Zirveyi kovalayabilir ya da gerisinde kalabilirsiniz.E-ticarette umut veren gerçek şey müşterilerine yakın olabilenlerin yarışabileceği ve başarabileceğidir.Kazanmak için değişim karşısında esnek olmalı, fırsatınızı görebilmeli ve pazar için ilk olmalısınız.Akıllı iş çözümlerini desteklemek için gereksinim duyduğunuz teknolojiden yararlanmalısınız.Kullananlar için önemi olan bir Web sitesi yaratmalısınız.